কর্মক্ষেত্রে স্মার্টনেস

ফাহমিদা নূর একটি ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট ফার্মের ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা। এ ধরনের প্রতিষ্ঠানে সবসময় কাজ থাকে না। আবার যখন কাজ এসে যায় তখন দম ফেলার সুযোগ থাকে না কর্মীদের। রাত-দিন পরিশ্রম করে প্রোগ্রাম অ্যারেঞ্জ করতে হয়। ফাহমিদাও প্রতিষ্ঠানের জন্য যথেষ্ট শ্রম দেন। কখনও কখনও অর্পিত দায়িত্বের বাইরেও কাজ করে দেন। সম্প্রতি তিনি লক্ষ্য করছেন, এতকিছুর পরও অফিস তার ওপর সন্তুষ্ট না। এসব নিয়ে ফাহমিদা যারপরনাই চিন্তিত। তিনি নিজের কর্মকাণ্ড বিশ্লেষণে উপলব্ধি করলেন, তার পারফর্মেন্সে অফিস সন্তুষ্ট না হওয়ার কিছু কারণ আছে। এর একটি হচ্ছে তিনি চাপের মধ্যে কাজ করতে গিয়ে মৌলিক কিছু জায়গায় ভুল করে বসেন। যেমন- দিনভর ফাহমিদা সব কাজ ঠিকভাবেই আঞ্জাম দিয়েছেন কিন্তু একজন ডেলিগেটকে বিকাল ৫টায় ফোন করে প্রোগ্রামের কথা মনে করিয়ে দেয়ার কথা ছিল, তিনি তা করেননি। এতে যা হওয়ার তাই। বস ফাহমিদাকে জিজ্ঞাসাবাদ করে বিষয়টি জেনে যে মনোভাব পোষণ করলেন সেটি মোটেও তার জন্য সুখকর নয়। এটি ফাহমিদার ক্যারিয়ারের জন্য রেড মার্ক বয়ে আনল। মানবসম্পদ পরামর্শকরা বলছেন, ফাহমিদার মতো বহু কর্মী আছেন যারা অফিসের ব্যাপারে সিরিয়াস থাকা সত্ত্বেও দু’একটি ভুলে ক্যারিয়ারে ছিটকে পড়েন।

ভুলগুলোর একটি হচ্ছে সময় ব্যবস্থাপনা জ্ঞানের অভাব। সময় ভাগ করে সব কাজ ঠিকমতো না করায় বহু কর্মীকে অফিসে বিব্রতকর পরিস্থিতির মুখোমুখি হতে হয়। ক্যারিয়ার ক্ষতিগ্রস্ত হয়। কারণ কর্মী অগ্রাধিকার ভিত্তিতে কাজ সম্পাদন না করায় কার্যত গোটা প্রতিষ্ঠান তার জন্য ক্ষতিগ্রস্ত হয়। মানুষের জীবনে সময়ের মূল্য কত, সেটি নতুন করে বলার কিছু নেই। দিনের ২৪ ঘণ্টা শেষ হয়ে গেলে সেটি আর ফিরে পাওয়ার কোনো উপায় থাকে না। কর্মস্থলে সময়ের গুরুত্ব অনেক বেশি। কারণ সেখানে একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে নির্ধারিত কাজ শেষ করতে হয়। কোনো কারণে সেটি সম্ভব না হলে অন্য কাজগুলো যেমন পিছিয়ে যেতে পারে, তেমনি এর প্রভাব পড়তে পারে পুরো প্রতিষ্ঠানের কর্মকাণ্ডে। তাই জীবনের যে কোনো পর্যায়ে সফলতা পেতে চাইলে সময় ব্যবস্থাপনা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। সময় ব্যবস্থাপনার মানে হল- কোনো সুনির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে নির্দিষ্ট কাজগুলো শেষ করার লক্ষ্যে বরাদ্দকৃত সময় ভাগ করে নেয়া এবং প্রতিটি সেকেন্ডের সর্বোত্তম ব্যবহার করা। এই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি মেনে চললে সফলতার সঙ্গে নির্দিষ্ট গন্তব্যে পৌঁছানো সম্ভব। রোজ ২৪ ঘণ্টার মধ্যে কাজের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ থাকে। ফলে এই সময়ের মধ্যেই কাজগুলো শেষ করতে হয়। তবে যখন কাজের পরিমাণ বেশি হয়, তখন কাজগুলোকে ভাগ করে নিতে হয় গুরুত্ব অনুসারে। আর এ সবকিছু মিলিয়েই হল সময় ব্যবস্থাপনা বা টাইম ম্যানেজমেন্ট। কর্মক্ষেত্রে সময় ব্যবস্থাপনার কিছু ধাপ রয়েছে। সেগুলো সংক্ষেপে তুলে ধরা হল-
কাজ ভাগ করে নেয়া
সব কাজের সমান গুরুত্ব থাকে না। এ বিষয়টি উপলব্ধি করতে হবে। কর্মক্ষেত্রে এটি বেশ গুরুত্বপূর্ণ। অগ্রাধিকারের ভিত্তিতে হাতে থাকা কাজগুলো সাজিয়ে নিতে হবে। এরপর সে অনুসারে কাজগুলো শুরু করুন।
লক্ষ্য নির্ধারণ
সব কাজের পেছনেই কোনো না কোনো লক্ষ্য থাকে। এর মধ্যে কিছু আছে স্বল্পমেয়াদি এবং কিছু আছে দীর্ঘমেয়াদি। সময় ব্যবস্থাপনার অন্যতম একটি ধাপ হল স্বল্পমেয়াদি এবং দীর্ঘমেয়াদি লক্ষ্যগুলোকে আলাদা করে নেয়া এবং অফিসের চাহিদা অনুযায়ী সে কাজগুলো করা।
অপ্রয়োজনীয় কাজ বাদ দিন
বিশাল কর্মযজ্ঞের ফর্দ হাতে রেখে লাভ নেই, যদি না সেগুলো সম্পন্ন করা যায়। কাজের তালিকা থেকে গুরুত্বহীন কাজগুলো ছেঁটে ফেলুন। রোজ আমরা এমন অনেক কাজই করি যেগুলো আসলে না করলেও চলে। এমন কাজগুলোর পেছনে সময় কমিয়ে দিতে পারেন। তরুণ কর্মীদের বেশিরভাগই সামাজিক যোগাযোগ মাধ্যমের পেছনে প্রচুর সময় ব্যয় করেন। এ মাধ্যমগুলো এতটাই আসক্তি তৈরি করে যে, মূল কাজের কথাও ভুলে যেতে হয়। তাই অফিসে সামাজিক যোগাযোগ মাধ্যম ব্যবহার থেকে বিরত থাকাই ভালো।
দ্রুত কাজ করুন
বতর্মান কর্পোরেট অফিসগুলো কম সংখ্যক কর্মী দিয়ে বেশি কাজ আদায় করাতে চায়। তাই ক্যারিয়ারের প্রয়োজনেই দ্রুত নির্ভুল কাজ করতে হবে। আপনি কাজটি যত দ্রুত উঠিয়ে দিবেন অফিস আপনাকে ততটাই গুরুত্ব দিবে। এছাড়া দ্রুত কাজ করতে সক্ষম ব্যক্তিরা অন্য সহকর্মীর চেয়ে এমনিতেই এগিয়ে থাকে।
পরিকল্পনা
কোন কাজটি কতক্ষণে কখন করবেন সেটি নিয়ে দিনের শুরুতে একটি ছোট্ট পরিকল্পনা করে ফেলুন। সম্ভব হলে পরদিনের কাজগুলো নিয়ে আগের রাতেই প্ল্যান করে ফেলুন। পরিকল্পনায় কখন বসের কাছে রিপোর্ট করবেন, কখন জরুরি ফোন করতে হবে কখন অধঃস্তনকে দায়িত্ব বুঝিয়ে দিবেন সেটিও রাখুন। এটি আপনাকে সঠিক সময়ে কাজের আঞ্জাম দিতে সক্ষম করে তোলবে। এছাড়া পরিকল্পনা মাফিক সময়মতো কাজ করলে কোনো কাজ বাদ থেকে যাবে না।
বিশ্রাম
সময় ব্যবস্থাপনায় রিফ্রেশম্যান কিংবা বিশ্রামের বিষয়টিও রাখবেন। কারণ টানা কাজ করলে মস্তিষ্ক হ্যাং হয়ে যায়। ঘণ্টা দুয়েক কাজ করে মিনিট পাঁচেকের জন্য মস্তিষ্ককে বিশ্রাম দিন। ফাঁকে ফাঁকে চায়ে চুমুক দিতে পারেন। তবে সেটি (চা-কফি পান) যেন মাত্রাতিরিক্ত না হয়।
আত্মসমালোচনা
দিনশেষে নিজের পারফরমেন্স মূল্যায়নের জন্য একটু সময় বরাদ্দ রাখুন। সেটি হতে পারে অফিস থেকে ফেরার পথে গাড়িতে বসে। কিংবা ঘুমানোর আগে। অফিসের কাজে নিজের ভুলগুলো ধরে সেগুলো শোধরে নিন। দেখবেন ক্যারিয়ার তর তর করে এগিয়ে যাচ্ছে। এতে করে জিত শেষ পর্যন্ত আপনারই হবে।